Email profissional: sua presença na web

Já vimos, em artigos anteriores, sobre como funcionam os domínios, a hospedagem, o DNS e os tipos de página web. Avançando no nosso conteúdo, vamos agora falar do seu e-mail. Como vimos, o seu domínio é o seu lugar na internet. E o seu e-mail precisa referenciar este "lugar" para que o seu cliente saiba qual é a sua página e confie mais no seu trabalho. Mas, antes de vermos como criar seu e-mail profissional, vamos falar um pouco do porquê não é uma boa ideia usar sistemas de e-mails gratuitos para fazer negócio, como o Hotmail ou o Gmail. Mas, antes, você sabe o que é o e-mail?


O que é o e-mail?


O e-mail nada mais é que um endereço. Assim como o seu domínio é o endereço de como achar sua empresa na internet, o e-mail é o endereço de uma pessoa dentro da sua empresa, ou seja, a forma de achar uma determinada pessoa dentro da sua empresa.


Essa ideia não é óbvia por conta de uma falha de tradução. O símbolo @ é erroneamente associado a "arroba", que é uma unidade antiquada de medida de peso. Este símbolo significa at em inglês. Assim, quando você acha algo como ronaldo@grood.me, estamos falando de ronaldo NA grood.me. Como regra geral, o endereço de e-mail tem este formato:


nome-do-usuário @ domínio


O "nome-do-usuário" identifica uma pessoa única dentro de um domínio. Assim, ronaldo@grood.me identifica a pessoa "ronaldo" dentro do domínio "grood.me". Assim, sempre que você mandar uma mensagem para este endereço, é garantido que eu receberei sua mensagem e não outra pessoa dentro do domínio grood.me.


Listas de Distribuição


A Lista de distribuição é um caso especial de endereço de e-mail. Ao invés da mensagem chegar apenas para uma única pessoa, a mensagem é distribuída para diversas pessoas. Por exemplo, contato@grood.me é uma lista de distribuição que faz com que uma mensagem enviada para ela seja distribuída para várias pessoas dentro da empresa.


Essa ideia é interessante porque você pode delegar o contato da sua empresa para diversas pessoas ou sistemas. Por exemplo, ajude-me@grood.me é uma lista de distribuição que está integrada a um sistema de controle de chamados. Assim, toda mensagem enviada para esta lista abre automaticamente um chamado que pode ser atendido por qualquer pessoa do nosso time de suporte e sucesso do cliente, além de permitir o acompanhamento da gestão.


Não Recebi Seu E-mail


Algo que é importante mencionar é sobre a entrega das mensagens. Muita gente acredita que ao enviar a mensagem, o destinatário a receberá imediatamente. Não é assim que o sistema de e-mails funciona.


Na verdade, a entrega não é, e nunca foi, garantida. O sistema de e-mails, tecnicamente falando, é um sistema de mensagens sem garantia de entrega. E existe um bom motivo para que isso funcione assim. O fato é que a caixa correio de destino pode apresentar falhas que impedem a entrega da mensagem.


Dentre as falhas clássicas estão:

  • a caixa postal de destino existe, mas está cheia;

  • a caixa de destino não existe mais;

  • o serviço da caixa postal de destino apresenta problemas e demora para receber as mensagens.

O fato é que toda caixa postal exige um certo espaço de armazenamento. Afinal, o sistema de mensagens precisa salvá-las em algum lugar. E este espaço é finito, ou seja, se você não apagar, regularmente, as mensagens antigas ou inúteis, sua caixa postal vai encher-se a ponto de não ser mais possível armazenar novas mensagens.


Por outro lado, uma caixa postal pode não existir mais. Isso normalmente acontece quando a caixa postal é suspensa ou removida por evento da saída de um colaborador de uma empresa. Neste caso, a mensagem jamais chegará ao destino.


Há outras questões que também impedem o recebimento de e-mails. Por exemplo, sistemas de controle de spam, anti-vírus que podem detectar falsos positivos na análise de e-mails, problemas nos servidores de envio e por aí vai.


São por estes, e outros inúmeros motivos, que a entrega do e-mail não é, e nunca foi, garantida.


E-mails Gratuitos: porque não usá-los


Existem diversos serviços que oferecem e-mails gratuitos, como Hotmail. Gmail, Outlook da Microsoft e os serviço iCloud da Apple. Mas, porque não é uma boa ideia usar estes serviços para fazer negócios?


A primeira justificativa não é técnica: usar um serviço gratuito como estes para negócios transmite falta de profissionalismo. Se você tem uma empresa que está presente na web e que é detentora de um domínio, por que seu e-mail permanece em um sistema gratuito? Transmite mais confiança ao seu cliente usar o seu próprio domínio nos seus endereços de e-mail.


A segunda justificativa tem a ver com a gestão dos seus ativos digitais: como você controla os acessos às suas caixas postais? Ao usar uma caixa gratuita, e normalmente compartilhada com vários usuários, como você faz quando precisa demitir um empregado que tem acesso? E seus empregados usam caixas postais gratuitas, como você gerencia as comunicações? Até mesmo por questões de segurança, como você evita que seus empregados compartilhem informações sigilosas da empresa com terceiros não autorizados a ter acesso à essas informações?


As caixas postais são um ativo digital da sua empresa. Se você usa caixas postais gratuitas, fora do âmbito empresarial, é difícil, inclusive, atribuir responsabilidades por vazamentos de informações. Além disso, você perde, completamente, o controle sobre a gestão dos seus ativos digitais. Vou dar um exemplo clássico.


Imagine que você tenha um vendedor que tem uma carteira enorme de clientes e que comunica-se pelo GMail com estes clientes. Por algum motivo, este vendedor resolve sair da sua empresa. Como ele usa uma caixa postal pessoal, os clientes continuam contatando-o diretamente e, provavelmente, não voltarão a contatar a sua empresa.


E-mail precisa de servidor?


Assim como seu web site precisa de um serviço de hospedagem e, consequentemente, de um servidor, o seu e-mail também. Normalmente, o sistema de e-mails não fica hospedado no mesmo servidor do seu web site. Isto é feito desta forma para evitar que o seu site sofra queda de performance devido ao processamento das mensagens.


E é muito comum contratar serviço de hospedagem com uma empresa e serviços de e-mail em outra. Existem diversas empresas que prestam serviços de hospedagem de e-mails, como a Microsoft com o seu Office 365, Google com o Google Workspace, Zoho, com o seu serviço de CRM e diversas outras.


Sim, você pode criar seu próprio serviço de hospedagem de e-mails. Porém, é um trabalho técnico que exige know-how e gestão de infraestrutura, o que pode se tornar algo bem caro para a sua operação, principalmente se TI não for o foco do seu negócio. Neste ponto os serviços especializados em e-mails oferecem uma infraestrutura de fácil manutenção e operação, o que justifica todo o investimento, além da segurança oferecida.


Ter ou não um e-mail profissional?


Hoje em dia, ter um e-mail com o domínio da sua empresa não é mais algo dispendioso nem uma tarefa técnica complexa, considerando-se a quantidade de serviços que oferecem isso. A segurança oferecida por estes serviços, a facilidade de uso, a simplicidade em gerenciar caixas postais, criar grupos e outras inúmeras vantagens é o que faz de um serviço profissional de e-mails valer a pena.


O e-mail profissional, conforme vimos, oferece muito mais do que simplesmente uma caixa postal. E estes serviços auxiliam bastante a comunicação entre sua empresa e seus clientes, bem como a comunicação interna da sua empresa.

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